IKA JICA INDONESIA DIMASA DEPAN PEMBANGUNAN WEBSITE IKA JICA INDONESIA BERBASIS e-GOV

Ikatan Alumni JICA Indonesia, atau disingkat IKA JICA Indonesia, adalah organisasi yang berdiri sejak tahun 1981. Organisasi yang pusat kedudukannya berada di Jakarta ini, berdasarkan UUD 1945 dan tidak berafiliasi pada suatu golongan atau suatu partai politik, memiliki sifat kekeluargaan dalam mewujudkan kerjasama saling menguntungkan diantara anggotanya. Maksud didirikannya organisasi ini adalah dalam rangka untuk mewadahi aspirasi semua alumni peserta pelatihan (trainees participant) dari program JICA  yang tersebar di seluruh Indonesia.
Diperkirakan jumlah alumni peserta pelatihan ini di Indonesia sejak tahun 1975 sampai dengan sekarang ada sekitar 13.000 orang lebih. Sejak berdirinya sampai dengan sekarang, jumlah alumni peserta pelatihan tersebut, yang telah mendaftar sebagai anggota/ member (tercatat dalam computer) dari IKA JICA Indonesia baru sekitar 6.000 orang. Berarti, masih cukup banyak (sekitar 60 %) calon anggota yang belum terdaftar sebagai anggota IKA JICA Indonesia. Dengan demikian, dilihat dari maksud di atas, maka permasalahan ini merupakan masalah fundamental yang perlu segera diatasi.
Percepatan rata rata pendataan keanggotaan IKA JICA Indonesia berdasarkan data direktori yang ada adalah sebesar 250 orang per tahun. Secara siknifikan angka tersebut  ternyata rendah, bila dibandingkan dengan organisasi sejenis yang ada di beberapa negara Asean. Sebagai contoh, misalnya di Malaysia dan Thailand, percepatan rata-rata pendataan keanggotaannya masing masing adalah sebesar 500 dan 350 orang per tahun.

Menurut studi banding yang merupakan hasil kajian dan telaahan yang bersifat informal, ternyata penyebab kecilnya percepatan rata-rata pendataan keanggotaan IKA JICA Indonesia, adalah karena belum efektif dan efisiennya pengeloaan organisasi, yang menangani administrasi pendataannya sampai sekarang masih secara konvensional. Untuk itu, perlu ada upaya terobosan dalam rangka memanfaatkan Teknologi Telematika (Information and Communication Technology, atau dikenal sebagai ICT) untuk pengelolaan organisasi IKA JICA Indonesia, meskipun akan ada konsekuensi pembiayaannya secara rutin. Dengan melakukan reorientasi terhadap sistem tata laksana organisasi, maka permasalahan yang dihadapi tersebut akan dapat ditanggulangi secara bertahap dan tuntas. Melalui pemanfaatan ICT tersebut dapat dibangun Website (Situs) dari IKA JICA Indonesia. Hal ini juga sejalan dengan kesepakatan bersama yang telah ditetapkan sebagai hasil Konferensi Regional –I dari Asosiasi Alumni JICA di Malaysia pada tahun 1999 yang lalu, dimana pengurus IKA JICA Indonesia ikut hadir di dalamnya.

Bertolak dari cara dan kebiasaan pengelolaan organisasi IKA JICA Indonesia oleh para pengurus, yang mayoritas berasal dari kalangan pemerintahan, maka pendekatan sistem ICT nya yang paling tepat adalah menggunakan konsep e-Gov.
I.   KONSEPSI RANCANG BANGUN
Prinsip dasar rancang bangun dari konsep e-Gov meliputi tiga hal, yaitu A kepada A (Administratif kepada Administratif), A kepada B (Administratif kepada Bisnis), dan A kepada C (Administratif kepada Customer).
Untuk di tingkat Pusat, dalam hal A kepada A, Administratif Pertama ada pada IKA JICA Indonesia (yang berkedudukan di Jakarta), sedangkan Administratif Kedua berada pada Asosiasi sejenis, baik yang berada di Indonesia, maupun yang berada di manca negara.
Dalam hal A kepada B, baik IKA JICA  Indonesia (Administratif Pertama), maupun Asosiasi sejenis (Administratif Kedua) dapat berinteraksi dan bertransaksi dengan para Pelaku Bisnis yang relevan. Dalam hal A kepada C, baik IKA JICA Indonesia (Administratif Pertama), maupun Asosiasi sejenis (Administratif Kedua) dapat berinteraksi dengan para anggota IKA JICA Indonesia (Customer). Pada akhirnya para anggota IKA JICA Indonesia dapat menikmati semua manfaat pengelolaan administratif dan bisnis melalui organisasi IKA JICA Indonesia.
Struktur inter relasi antara A kepada A harus bersifat suatu sistem hantaran terpadu, berorientasi pada sistem pelayanan prima kepada masyarakat, serta bentuk tampilannya harus cepat, baik, dan murah. Struktur inter relasi antara A kepada B perlu menentukan terlebih dahulu komunitas bisnis  beserta para penyalur (supplier) dan sektor swasta yang akan dilibatkan di dalamnya, dimana keseluruhannya juga harus berorientasi pada sistem pelayanan prima kepada masyarakat. Struktur inter relasi antara A kepada C menganut acuan bahwa semua transaksi dan semua cara pengisian formulir harus bersifat praktis dan sederhana melalui sistem jaringan internet.
Agar inter relasi antara A kepada A dapat berfungsi secara baik dan benar, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengkonstruksikannya, yaitu meliputi : 
Adanya prinsip keterbukaan informasi antara organisasi pemerintah; 
Adanya kemungkinan untuk dapat mewujudkan segalanya, hampir tanpa batas; Seakan-akan ada suatu dialog interaktif secara langsung; Adanya azas kerjasama yang erat, bukan persaingan; serta
Semua seakan-akan dibuat menjadi mudah.
Agar inter relasi antara A kepada B dapat berfungsi secara baik dan benar, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengkonstruksikannya, yaitu meliputi : adanya suatu pangsa pasar yang jelas; Terbangunnya suatu sistem belanja jarak jauh; Adanya perpaduan antara inovasi dengan nilai-nilai budaya positif; Seakan akan ada suatu bentuk terobosan yang masih menganut unsur tradisional; serta Adanya dua jalan yang terpadu dan saling mengisi antara [.com] dan [.gov].

Agar inter relasi antara A kepada C dapat berfungsi secara baik dan benar, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengkonstruksikannya, yaitu meliputi : 
Adanya perwujudan sistem secara on-line; seakan-akan ada suatu layanan prima dari seorang pemungt pajak yang baik;
adanya berbagai unsur daya tarik, meskipun hanya kecil;
adanya peluang untuk tumbuhnya organisasi melalui suatu sistem jaringan; adanya sistem pembayaran dengan mekanisme kartu kredit; serta adanya suatu penataan hubungan antara anggota organisasi.
Untuk di tingkat Propinsi, Kabupaten dan Kota, konsepsi inter relasinya analog dengan gambaran yang ada di Pusat, sebagaimana telah diuraikan di atas.

II.  STRUKTUR DISAIN APLIKASI
Struktur disain aplikasi adalah uraian rinci teknis rancang bangun dari IKA JICA Indonesia Website yang berbasis e-Gov. Struktur disain aplikasi tersebut meliputi unsur perangkat keras (hard ware) pendukung aplikasi website, unsur piranti lunak (soft ware) yang digunakan dalam aplikasi website, serta unsur tenaga ahli pelaksana (brain ware) yang merancang dan membangun website.

III. PELAKSANAAN
Waktu pelaksanaan kegiatan pembangunan website IKA JICA Indonesia yang berbasis e-Gov ini mulai awal tahun 2009 (rancangannya) dan awal 2010 pembangunannya. Hal hal yang belum sempurna dalam proses pembangunan website ini akan dilaksanakan sambil berjalan, sampai diperoleh bentuk yang diinginkan.